我們在辦公過程中會發現，我們花費在辦公設備上的企業辦公成本，有很多成本都是可以節省下來的，在小編接觸到租賃+一站式服務模式之前，我也不知道，原來我們在辦公時，無形的浪費了那么多的辦公成本。

辦公設備提倡主動維修，這是為了能使機器的停機時間處于最小，從而獲得使用效率和價值。可惜我們很少這樣做，往往是等設備出了問題才致電供應商，而這時往往是來不及了。這種事的發生主要是因為我們不了解辦公設備，導致我們浪費了許多無謂的成本。

為此小編特地去查詢了關于辦公設備方面的介紹，惡補了一下常識。眾所周知——復印機、打印機、傳真機、證卡機等等……是集光學、機械、電子技術為一體的精密辦公設備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉印到紙上從而得到需要副本。而這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器內部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會影響復印的質量。若放任不管，會增加機器的驅動負荷，妨礙熱量的排除，說不定也可能是造成機器故障的原因。

定期的維護保養，可以清除機器內部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油，清潔光學部件，改善復印品質量，將可能發生的故障消滅在萌芽狀態，減少停機時間。

然而，辦公設備具有技術性，對維修技術要求很高，根據理光技術團隊的研究數據表明84%以上的辦公設備損壞是由于操作和使用不當造成的，因此，一個企業要對辦公行政人員做專門的辦公設備維修和維護培訓，或者采用辦公設備外包的方式來解決。

自從“低碳辦公”這個概念被提出，在打印領域里，打印機廠商不斷推出新技術，在“節能”字眼上做文章，如省墨技術、雙面打印（省紙）、能耗的節省等等。對于辦公設備能耗的節省，一臺打印機一年用多少電呢？一臺智能數碼復合機一年的電費大約為1000元。

在打印辦公設備中，噴墨打印機是耗電量最小的，一般工作時功耗僅為15~20W，待機約為0.8W。相比之下，激光產品就屬于耗電大戶，普通的激光打印機工作時功耗在300~500W之間，待機約為3~5W，這樣的功耗大概噴墨產品的幾十倍左右。不過，在所有的辦公外設產品中，激光打印機還不算用電大戶，數碼復合機才是“老大”，理由是它集成了A3幅面的打印、復印、掃描單元，工作中的瞬時功率可達到1000W以上，普通數碼復合機功耗在1300~1600W。此外，具備傳真收發功能的產品需要長時間開機，電力消耗很高。

以一天工作2~3小時，待機6~8小時，關機13~16小時（72.7%的企業打印機不關機），一月22~24個工作日，一年12個月，每年一臺打印機工作狀態時間為550小時左右，休眠或待機時間為1550小時，其余時間處于關機狀態。以商業用電1元/千瓦來計算，噴墨打印機一年的工作電費不到100元，激光打印機一年工作電費大概也是200元左右。照這樣的計算，打印機的確用電不多。但是對于一臺數碼復合機來說就遠不止這個數目，按照以上的計算方法，一臺數碼復合機一年的電費大約為1000元，一個月的電費是83元。我們也不能少看一年才1000元的電費。小數怕長計，時間一長，成本就很容易計算出來。以5年時間來計，一個數碼復合機就需要交5000元電費，這樣的費用就足可以重新購買一臺新機。而且企業里不僅只有一臺辦公產品，如果將幾臺辦公產品5年的電費加起來，那也是一個相當大的數目。再從節能環保的角度來看，中國在登記的企業超過5000萬家，如果一家僅用一臺辦公設備，那一年的能源消耗就是一個龐大的數據。

然而，辦公設備中耗電成本只是辦公設備成本中很小的一部分，耗電成本占辦公設備總成本不到5%，根據理光技術團隊在其辦公外包服務中的研究數據：企業在使用辦公外包服務以后，其中辦公設備以及耗材的成本可以降低17%—30%，在一個40—60人的中小型企業中，可平均節約1.37個人力資源成本，辦公效率可以提高20%以上。可見，辦公外包（尤其辦公設備外包）的經濟效益非常巨大，這對于一個企業來講，是一組龐大和令人深思的的數字。